Несмотря на развитие информационных технологий и внедрение электронного документооборота, бумажные носители по-прежнему играют важную роль во входящей и исходящей документации предприятий. Однако любые документы имеют срок хранения, по истечению которого они превращаются просто в груду макулатуры. Чтобы не захламлять квадратные метры офиса и не вносить хаос в документальный фонд компании, в делопроизводстве существует самостоятельный этап  уничтожения документов.

На первый взгляд, нет ничего сложного в утилизации ненужной бумаги. Однако выбросить официальные документы на ближайшую свалку нельзя. Этот шаг грозит не только штрафными санкциями для руководства компании, но и несет в себе угрозу утечки конфиденциальной коммерческой информации. Так каким же образом должна быть проведена данная часть  архивных работ?

Требования к утилизации документов

Бухгалтерские, управленческие и другие типовые документы организаций имеют срок хранения. Они определяются на этапе составления номенклатуры дел и регулируются на законодательном уровне. К нормативно-правовым актам, регламентирующим архивное делопроизводство, относятся федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс и целый ряд типовых управленческих документов.

Бумаги, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Данная процедура проводится в несколько этапов. Первоначально необходимо провести экспертизу документов на предмет их практической и научной ценности. Бумаги с истекшим сроком хранения выделяются из архива, о чем составляется акт о выделении к утилизации. Затем специалист по архивному делу формирует документы на уничтожение и производит утилизацию. Существует несколько ее способов – шредирование, сжигание, химическая обработка, закапывание. Первые два метода признаны наиболее современными и эффективными.

Данная процедура требует ответственного подхода к сохранению конфиденциальности данных. Кроме того, утилизация документов требует соблюдения экологических норм. Так, уничтожаемые бумаги не должны содержать фрагментов упаковочных материалов синтетического происхождения.

Почему утилизация документов необходима?

Находящаяся на хранении архивная документация, которая утратила свою актуальность из-за истечения срока годности, – это своеобразный «шлак» делопроизводства. Она не только занимает ценное пространство архива, но и представляет интерес для конкурентов и прочих недоброжелателей. Утилизация документов с истекшим сроком хранения – самая действенная мера обеспечения безопасности и сохранности инсайдерской информации. Уничтожение старых файлов поможет сэкономить место и рабочее время, а также облегчит поиск нужной информации в документальном фонде.