В процессе развития компьютерных технологий изменяются юридические и экономические отношения между хозяйственными субъектами. Все быстрее электронные формы сменяют бумажные, затрагивая различные аспекты жизни людей. Этот процесс еще нескоро будет завершен и сегодня все экономические операции все еще нуждаются в документальном подтверждении. Одним из основных первичных документов является товарная накладная, которая отличается простотой и универсальностью заполнения.

Неоспоримым преимуществом этого документа являются подписи всех ответственных лиц: продавца и покупателя. Даже несмотря на прогресс в безопасности цифровых технологий, подпись, прошедшая через несколько веков, была и остается самым надежным способом подтверждения достоверности любого документа. Товарная накладная обычно подписывается руководителем , бухгалтером или материально - ответственным лицом. Со стороны получателя товара обычно достаточно всего одной подписи.

Несмотря на важность, правила оформления накладных достаточно просты, что объясняет такое широкое их распространение. В них обязательно указывается наименование товара, его цена, стоимость, масса, НДС, дата оформления и упаковка. Сверху накладной обязательно должны быть юридические реквизиты сторон. Как сказано выше, закрепляется документ подписями и печатями организаций. Такая обширная информация о товаре может пригодиться обеим сторонам: покупателю, чтобы удостовериться в реальном положении вещей, продавцу - для бухгалтерского учета. Государственные органы так же могут потребовать накладную для того, чтобы проверить законность той или иной сделки, осуществляемой объектами деятельности.

Обычно, на предприятии имеются шаблоны таких первичных документов, как товарная накладная, новая счет фактура 2014 и других. Но, работая с постоянными клиентами, организация может завести индивидуальный шаблон на каждого, чтобы упростить процесс заполнения.

В таком, казалось бы простом деле, нередко случаются ошибки из-за неосмотрительности. Чтобы накладная имела юридическую силу, в ней не должно быть ошибок и исправлений. Любая опечатка или ошибка должна быть исправлена, и бланк помечен, как испорченный. Если ошибка будет найдена после отправки товара, то оформляется новая товарная накладная. Такие высокие требования объясняются тем, что обеспечивается достойный уровень защищенности данной операции, которым цифровые документы похвастаться пока не могут.