Раньше государственные структуры распределяли артистические коллективы для организации корпоративных мероприятий. В настоящее время такое отношение стало атавизмом, большинство компаний пытаются решить этот вопрос своими силами или привлекая частных подрядчиков. При этом обращение к последним не является гарантией качества, к сожалению, так как отсутствует система лицензирования в области организации массовых мероприятий. Разброс цен довольно большой, но даже высокие гонорары не гарантируют приемлемый уровень проведения мероприятия. Но специалисты отмечают улучшения в этой сфере, постепенно отрасль организации корпоративных праздников развивается и вырабатывается профессиональный подход. При общении с потенциальными подрядчиками нужно четко объяснять, каким вы видите праздник, и в процессе подготовки желательно периодически контролировать состояние вещей, чтобы убедиться в соответствии реального мероприятия заказанному.

В первую очередь организаторам следует объяснить основные задачи мероприятия и описать, какое количество гостей ожидается. Перед тем как заключить договор, нужно обсудить обязательства сторон в случае нарушения условий контракта. Желательно предусмотреть всевозможные форс-мажорные обстоятельства, чтобы была возможность перестраховаться. Например, можно купить флаг заранее, а вот звукооператор или ведущий должен быть на празднике в определенное время, поэтому слаженная работа персонала имеет принципиальное значение для эффектного шоу. Со стороны компании, которая проводит корпоратив, лучше выделить одного человека, способного контролировать организацию праздника и вносить нужные корректировки. Несколько человек, постоянно звонящих подрядчику, могут внести путаницу и неразбериху, делая подчас противоречивые замечания и поправки.

Любой праздник потребует капиталовложений, причем затраты часто зависят от формата мероприятия. Аренда дорогого ресторана с приглашенными знаменитостями обойдутся довольно дорого, поэтому при планировании мероприятия нужно заранее рассчитать бюджет и выбрать мероприятия в доступном ценовом диапазоне. Если заказать сначала дорогой банкет, а потом урезать бюджет, можно испортить впечатление от праздника, так как недостаток средств может привести к снижению качества обслуживания, а также отказа от некоторых развлекательных номеров. Качество звуковой аппаратуры тоже имеет колоссальное значение, наличие микрофонов позволяет собравшимся людям расслышать реплики ведущих. В нужный момент освещение помещения должно меняться, чтобы сидящие в зале отвлеклись от разговоров и сосредоточились на сцене.